Алексей Фетисов,
эксперт бизнес-практики «Управление контентом и документооборот» КРОК

ИТ-решения, кейсы и новости в telegram-канале ИТ-решения, кейсы и новости в telegram-канале

Иностранные вендоры громко уходят и прекращают техподдержку ECM-систем. Российские же наоборот — наперебой предлагают свои решения. На прошедшей в Москве конференции «Путь к ИТ-независимости: как сочетать импортное и российское» представители ведущих ИТ-компаний, госкорпораций, органов госвласти и вендоров сошлись на мнении, что миграция на отечественные продукты необходима. Но как сделать правильный выбор?

Миграция на новую ECM-систему — процесс долгий и затратный. По-хорошему нужно не только перенести все накопленные за годы работы документы, но и воссоздать привычные бизнес-процессы, алгоритмы и интеграции с информационными системами. Но есть одно «но», а точнее два — это ограниченные бюджеты и сжатые сроки. Чтобы миграция на новую систему прошла без рисков и была менее ресурсозатратной я расскажу, на что стоит обращать внимание уже на этапе выбора.

Подводные камни

Итак, какие есть подводные камни:

  • Отечественная ECM-система может и не быть на все 100% импортонезависимой
    Присутствие системы в реестре российского ПО не гарантирует, что для развертывания не требуется иностранного серверного ПО. И далеко не все разработчики в открытую сообщают заказчикам, что для полноценной работы их платформы требуется иностранная проприетарная СУБД или ОС. Конечно, таких систем с каждым годом становится меньше. Но все же стоит сразу уточнить у разработчика, из чего стоит архитектура системы и какие требования предъявляются к серверному и клиентскому ПО.
  • Новая ECM-система будет отличаться от привычной
    Зачастую заказчики опасаются перехода на новое решение. Ведь работе в системе, которая отличается функциональностью и интерфейсом, нужно дополнительно обучаться. Если еще глубже рассматривать эту проблему, то главный риск здесь — вложить много сил, времени и финансов на систему, которой либо будут пользоваться неэффективно, либо вообще не будут пользоваться. Поэтому при выборе системы стоит обращать внимание на возможности по ее адаптации, гибкость настройки. Эти свойства здорово выручат в условиях сжатых сроков перехода с импортного ПО и ограниченного бюджета.
  • Миграция потребует внушительного аппаратного оснащения
    ECM-система должна обеспечивать эффективную работу и быстрый отклик при различных нагрузках. Но для систем, которые выполняют ресурсоемкие задачи и в которых одновременно работают несколько тысяч (или десятков тысяч) пользователей, обычно требуется наличие достаточных серверных мощностей. Так как наша цель — минимизировать затраты на аппаратное обеспечение серверов, обращайте внимание на возможности масштабирования, уточняйте как работает система в реальных условиях у других заказчиков.

Компоненты эффективной ECM-системы

Резюмируем все свойства и компоненты эффективной ECM-системы:

  1. Наличие в ней базовых решений, типового функционала, чтобы не разрабатывать с чистого листа.
  2. Гибкость настройки и средств разработки, в том числе для интеграции с другими системами.
  3. В основе — распространенные технологии, чтобы не зависеть от узкого техстека вендора и сократить время на ее изучение.
  4. Адаптивность интерфейса или его отдельных элементов.
  5. Возможности масштабирования и подтвержденная эффективность работы при высоких нагрузках.
  6. Отсутствие завышенных требований к аппаратному обеспечению серверов.

Мы в КРОК учли все эти риски и внесли в наш ситуативный портфель несколько вариантов решения. Это платформы из реестра отечественного ПО — КСЭД 3.0, основанная на компонентной микросервисной архитектуре с открытым кодом, и DirectumRX разработки российского вендора Directum. Мы давно используем эти продукты в работе с заказчиками. Например, на основе КСЭД 3.0 мы разработали ECM-систему для «Росэнергоатома». И в этом году мы планируем завершить работы по импортозамещению существующей в концерне Автоматизированной системы управления технической документации (АСУТД). В результате «Росэнергоатом» получит систему, которая объединит 32 тысячи пользователей и порядка 10 ТБ накопленного объема документации. Кроме того, удастся снизить и технологическую зависимость концерна от зарубежного ПО, и риски санкционного давления.

Конечно, такие проекты зачастую растягиваются на длительный срок. Но наша практика показывает, что начать работать в новой системе можно и за короткий срок. Переход возможен в гибридном формате с поэтапным переводом функциональности. Для этого проводится аудит текущей инфраструктуры и бизнес-процессов компании, по результатам которого формируется «дорожная карта» проекта. Те, что оказались критичными для заказчика, стоит адаптировать и перенести в первую очередь, а все остальные — закрывать типовой функциональностью.

Таким образом, если с самого начала осознанно подойти к выбору продукта, то впоследствии можно не только избежать рисков при внедрении, эксплуатации и сопровождении ECM-системы, но и перейти на нее в короткий срок и без потери накопленного контента.

C оригиналом статьи можно ознакомиться на ITCnews