Дмитрий Шабанов, руководитель направления мультимедийных систем ИТ-компании КРОК, рассказывает о настоящем и будущем переговорных комнат.

Площади переговорных комнат уменьшаются

Сколько сотрудников сейчас приходит на встречи и совещания в вашей компании? Скорей всего, количество человек, которые собираются в одном помещении, не превышает трех или четырех. А тем временем, по статистике, больше половины переговорных комнат в офисах рассчитаны на семь и более человек.

Многие наши заказчики уже уловили этот тренд и все чаще делают выбор в пользу небольших переговорок на двух-трех человек. Иногда даже без кресел — это означает, что есть возможность проводить совещания стоя! Некоторые компании идут еще дальше и создают помещения для индивидуальных сеансов видеоконференцсвязи (ВКС). По сути, это небольшие кабины или комнаты, куда человек приходит со своим компьютером и общается с коллегами или партнерами через Skype или Zoom.

Трансформируемые пространства завоевывают рынок

Трансформируемые офисные пространства обещают стать одними из самых востребованных в ближайшие годы. Если говорить о переговорках, то в таких офисах их можно увеличивать или уменьшать в зависимости от количества участников совещания.

Управлять помещениями в трансформируемых офисах помогают специальные приложения для удаленного бронирования как переговорных комнат, так и рабочих мест. С помощью приложения можно отслеживать количество людей в помещении, соблюдение социальной дистанции и даже санитарную обработку поверхностей.

И, наконец, гармоничное сочетание мультимедийных технологий и функционального дизайна — еще одна тенденция. Экраны и системы озвучивания подбираются, чтобы максимально соответствовать дизайну помещения, а ИТ-инженеры помогают архитекторам реализовывать самые смелые решения.

Переговорки становятся частью офисной эко-среды

Что важно для сотрудников компании? Чтобы место для встречи было легко найти и забронировать, в том числе и удаленно. Чтобы была возможность в режиме реального времени увидеть, занята переговорная комната или свободна. Чтобы любое оборудование подключалось за считанные секунды — например, с помощью кабеля Type-C или обычного USB. Еще лучше, если есть беспроводная система оперативной передачи контента со смартфонов, планшетов и ноутбуков на большие экраны. Все это позволяет сотрудникам не тратить время на долгие подключения.

Вывод: переговорные комнаты становятся частью офисной среды, а на первый план выходит простота бронирования и легкость подключения. Причем касается это не только корпоративного оборудования. Концепция BYOD (Bring Your Own Device) также не теряет свою актуальность: в современных переговорных комнатах за считанные секунды к корпоративной системе можно подключить и свой личный ноутбук.

Заданные сценарии упрощают управление

Для легкости и простоты управления оборудованием в переговорных комнатах все чаще применяются заранее заданные сценарии. В такой сценарий можно заложить уровень освещения, подъем или опускание штор, яркость ЖК-панелей, режим работы системы озвучивания и другие параметры.

Теперь представьте: вы пришли в переговорную комнату, нажимаете кнопку «Мозговой штурм» или «Встреча», и система автоматически создает в помещении нужную атмосферу. Также сценарий может меняться в зависимости от времени суток и естественного освещения. А чтобы все было еще проще, запускать его можно не только нажатием кнопки на сенсорной панели, но и с помощью голосового управления.

Аналитика по загрузке помогает управлять офисными площадями

Вернемся к системам бронирования переговорных комнат. Их функционал постоянно расширяется. Например, некоторые решения позволяют уже на этапе выбора помещения указать, какое оборудование будет использоваться, и к моменту встречи оно будет автоматически подготовлено к работе.

В переговорных комнатах можно установить датчики присутствия. В этом случае мультимедийные устройства будут отключены в случае, когда помещение забронировано, но на встречу никто не пришел. Подобное решение мы не так давно внедрили в центральном офисе «Иркутской нефтяной компании». В дальнейшем аналитические данные по бронированию помогут административной службе понять, сколько времени использовалось то или иное помещение, как часто его бронируют, но встречи не происходят.

Получив годовую или полугодовую аналитику по использованию переговорных, компания сможет решить, достаточно ли в здании таких комнат, все ли они загружены на 100% и нужно ли создавать дополнительные. В ситуации, когда бизнес озабочен максимально эффективным использованием офисного пространства, такое решение, безусловно, выглядит очень актуальным.

Растет популярность флип-чартов и сенсорных панелей

Установка сенсорных панелей и флип-чартов — еще один тренд. Такие инструменты качественно улучшают командную работу. На интерактивный флип-чарт можно загружать контент с любых устройств. Рисовать и оставлять комментарии на нем может одновременно несколько человек.

Еще более продвинутое digital-решение, которое мы рекомендуем крупным заказчикам, — большие интерактивные холсты из нескольких ЖК-панелей. В этом случае сенсорные панели обрабатывают неограниченное количество одновременных касаний. На цифровом холсте можно размещать документы, заметки, видео, таблицы. Одно из главных преимуществ таких решений — совместная работа для географически распределенных команд (актуально в пандемию!). При этом каждому участника процесса вовсе не обязательно иметь полноценную инсталляцию — достаточно сенсорного экрана или даже экрана ноутбука.

С оригинальной статьей можно ознакомиться на сайте CRE.RU